MOBILISE - PRODUKTER

Funksjonsbeskrivelse Mobilise

Admin Innstillinger – Full kontroll på egen løsning
Som bruker av Mobilise sitt system får man full tilgang til å styre sin egen løsning. Man kan enkelt redigere og endre systemtekster, sette opp brukere, gi tilgang og rettigheter, sette opp nye arrangementer, tilpasse logoer og definere innstillinger som dere ønsker for deres arrangement. Som administrator for egen løsning er man selvbetjent, og dere slipper å måtte ta kontakt med Mobilise for å få justert de minste ting. Løsningen er enkel å forvalte, brukervennlig og med en timers opplæring er administrator ferdig utlært og kan sette i gang med å konfigurere systemet etter egne ønsker å behov. Dere bestemmer hvilke funksjoner som dere ønsker å ha aktive og hvilke dere ønsker å deaktivere og evt. reaktivere senere – full kontroll på egen løsning!
Online Rekrutteringskjema - tilpasset alle kanaler
Gjennom Mobilise generes ferdige online rekrutteringsskjema til hvert enkelte arrangement. Skjema er responsivt og tilpasser seg automatisk, alle typer terminaler enten man registrerer seg via PC, Nettbrett eller Mobil. Skjema kan tilpasset det enkelte arrangement, men vanligvis dekker standard skjema i Mobilise de fleste behov. Gjennom skjema registreres personalia, bakgrunn/erfaring, språkkunnskaper, sertifikater, stillinger de søker etter prioritet, foretrukne arbeidstider, motivasjon – samt at de må akseptere arrangementets betingelser. Etter søknad er sendt inn sørger Mobilise for at alle søkere automatisk får en kvittering på mottatt søknad, samtidig som søkere får tilgang til en midlertidig «Min Side» der de kan vedlikeholde sine kontaktopplysninger.

Tips! Knytt opp linker til deres Facebook eller Twitter profiler og be de som søker om å hjelpe dere med å spre budskapet. Dere oppnår da en gratis markedsføring og når ut til flere potensielle søkere.
Søknadsdesk / Administrasjon - Effektiv og distribuert behandling av søknader
Alle innsendte søknader blir automatisk kategorisert i forskjellige behandlingskøer og fordelt mellom pre-definerte gruppe/seksjonsledere etter prioritet. Den enkelte gruppeleder kan dermed administrere sine egne søknader og velge sine folk som passer best til oppgaven som skal løses. Hvis en person ikke passer til den angitte oppgaven, kan gruppeleder med et tastetrykk sende personen videre til neste gruppeleder. Gjennom søknadsadministrasjonen får den enkelte gruppeleder god oversikt over status på rekrutteringsprosessen, hvilke søknader som skal behandles, hvilke som er godkjent og hvilke som er sendt videre. Man får også tilgang til et «Dashboard» som viser oppdatert status på hvordan man ligger an i forhold til rekrutteringsmål.

Tips! Ved å fortløpende stenge stillinger der man har fått tilstrekkelig med søknader, får man raskt penslet nye søkere inn på andre stillinger som fortsatt har behov for ressurser
Min Side - gir den frivillige og dere full kontroll over all kommunikasjon, prosesser mm.
Alle søkere som blir godkjent og deretter innrullert av dere i Mobilise vil få tilgang til en personlig Min Side. Min Side er tilgjengelig på PC, Nettbrett og Mobil og er vil fungere som «kommunikasjons -og informasjonsdelingsflaten mellom den enkelte funksjonær, gruppeleder og administrasjonen.

Gjennom Min Side kan funksjonæren vedlikehold sine kontaktopplysninger, lese tilsendte meldinger, laste ned delte dokumenter, melde seg på oppgaver, se sine aktive oppgaver, melde seg på kurs, samlinger mm og gjennomføre e-læringskurs tilrettelagt av dere. Min Side gjør at det blir enkelt for funksjonæren å holde seg orientert og oppdatert på det som skjer. For gruppelederen og administrasjonen vil man ved bruk av Min Side, kunne se hvem av funksjonærene som er aktive og hvem man må «aktivere»

Tips! Ved å føre funksjonærene inn på Min Side vil man enkelt kunne hente ut rapport som hvilke funksjonærer som ikke er aktive og følge disse opp til man ser de er aktivert.
Meldingssentralen - Kommuniser effektivt med full sporing!
Gjennom systemet kan man kommunisere enkelt via Min Side, e-post eller SMS. Meldinger kan distribueres til grupper, enkeltpersoner, roller eller alle. Som gruppeleder eller administrator, kan man selv velge hvem man ønsker å kommunisere med og hvordan kommunikasjonen skal foregå.

All kommunikasjon i Mobilise kan spores - slik at man raskt kan se hvilke meldinger som har ikke har nådd frem pga. feil i e-poster, mobilnummer eller av andre grunner ikke er kommet frem til mottager. For hver melding som sendes gjennom Min Side - får gruppeledere/administratorer en egen «rapport» som viser status på meldingen, hvem som har lest, hvem, som ikke har lest og annen relevante opplysninger knyttet til meldingen man sendte. Det blir enkelt å følge opp de som ikke leser og man slipper å tenke på om meldingen har kommet frem eller ikke.

Kommunikasjonsmodulen i Mobilise har også en rekke andre smarte muligheter som eks. å kunne lage meldinger som skal sendes frem i tid, sørge for at alle eksisterende og tilkommende medlemmer i grupper får meldingen man sender, kunne knytte til vedlegg og linker inn i meldinger, sende automatiske påminnelser til de som ikke leser mm. Mobilise sørger for at kommunikasjonen blir effektiv, enklere og administrere samt følge opp. Man unngår å i etterkant høre «den meldingen fikk ikke jeg …» eller «den meldingen har jeg aldri sett …»

Tips! Kommunikasjon gjennom Min Side samler all informasjon ett sted og gjør det enklere for funksjonærer å holde seg oppdatert. Kommunikasjon gjennom min side gir bedre kontroll og full sporbarhet, noe du ikke oppnår noen andre steder!
Dokumentdeling - Enkelt å dele dokumenter, håndbøker, planer, bilder, video og andre filer
Gjennom Mobilise sitt innebygde ressurs og fildelingsarkiv kan man enkelt laste opp og dele informasjon mellom enkeltpersoner, grupper eller alle. Man laster filen opp i arkivet, velger hvem man skal dele det med og trykker lagre og dokumentet er tilgjengelig for dem som er gitt tilgang. Man kan enkelt laste opp og erstatte en tidligere versjon med en ny versjon, slik at man er sikker på at alle ser på den nyeste versjonen av dokumentet og man unngår misforståelser.

Tips! Hold dokumenter oppdatert ett sted, da unngår man misforståelser og at noen oppdaterer seg på udaterte versjoner.
Invitasjoner og påmeldinger – kall inn til kurs, samlinger eller fester!
I løsningen finner man en egen mal for å kunne sette opp en invitasjon eller påmelding. Man kan velge om man ønsker en aktiv påmelding, om man ønsker å legge til ubegrenset med tilvalgs spørsmål og svaralternativer, om man ønsker å begrense antall påmeldinger, om man skal kunne tillate den som svarer å kunne endre sin besvarelse før en gitt frist mm. Påmeldingen sendes til de personer eller grupper man ønsker å sende den til og den vil dukke opp på funksjonærens «Min Side» og det vil, såfremt det er aktivert – sendes en påminnelse til funksjonæren om at den er lagt ut enten på e-post og/eller SMS. Etter hvert som funksjonærer gir sin tilbakemelding vil gruppeleder eller administrator kunne se påmeldinger og besvarelser i en egen rapport som også kan lastes ned til Excel.

Tips! Gjennom Mobilise kan du via et tastetrykk, sende en påminnelse til de som ikke har besvart en invitasjon / påmelding slik at du kan fange opp de som er litt trege! Når du har fått alle besvarelser inn kan du kommunisere med deltagere utfra deres svar (eks. send melding til de som har sagt ja til middag!)
E-læring, Quiz og undersøkelser – Online opplæring, trening og evaluering av ressursene
Mobilise har en egen modul for å kunne publisere e-læring, quizer og enkle spørreundersøkelser til enkelte eller grupper med funksjonærer. Ønsker du å teste dine funksjonærers førstehjelpskunnskaper? Lage en quiz med x spørsmål med x svar alternativer, angi hvilke svaralternativ som er korrekt, hvor mange spørsmål som må besvares riktig for å bestå, legg med en video eller dokument de skal lese og trykk publiser. Gjennom Min Side kan funksjonærene lese seg opp på tema og deretter besvare spørsmålene. Etter besvarelsen vil den enkelte automatisk få beskjed om de har bestått eller ikke. Som gruppeleder/administrator vil du kunne ta ut rapporter over hvem som har besvart, hvem som har bestått og hvem som trenger en ekstra opplæring (ikke bestått)

Tips! Man kan lage å distribuere opplæringspakker og knytte dem til spesifikke roller, funksjoner og stillinger. Kan barpersonalet skjenkereglene? Kjenner alle til verdiene til arrangementet? Kan alle funksjonærer nok om arrangementet? Desto bedre trente og informerte funksjonærer - desto bedre kvalitet på arrangementet!
Bemanningsverktøy – Effektiv planlegging av ressursene på skift og oppgaver!
Bemanningsverktøyet i Mobilise forenkler og effektiviserer arbeidet med bemanningsplaner og skift/vaktlister.
Sett opp vaktene/oppgavene som skal bemannes i en online kalender, definer start og stopptid på oppgaven/skiftet, hvor mange ressurser man trenger, og en beskrivelse av oppgaven.

Når oppgaven er lagret vil systemet automatisk hente opp de ressurser man kan planlegge på oppgaven sortert etter eksisterende arbeidsmengde. Velg hvem man ønsker å legge på skiftet/oppgaven og om det skal bekreftes fra den enkelte om det passer. Skiftene/oppgavene vil automatisk endre farge når de er ferdig planlagt og man vil som leder, enkelt se hvilke skift/oppgaver man mangler ressurser på og hvilke som er ferdig planlagt. Bemanningsverktøyet hjelper dere å holde kontroll og oversikt, slik at man unngår dobbel booking av ressurser, at man planlegger bruk av ressurser som har sagt at de ikke kan jobbe, at dere bryter arbeidstidsbestemmelser og at dere oppnår en god ressurs utjevning på de forskjellige oppgavene som skal bemannes. Man kan aktivere automatisk varsling/påminnelse til alle som er satt opp på en oppgave/skift på e-post eller SMS 24 eller 48timer i forkant, i tillegg til å kommunisere med alle eller utvalgte ressurser pr. skift/oppgave gjennom SMS eller e-post. Funksjonærer får se sine skift/oppgaver på Min Side gjennom en egen personlig kalender. De kan selv velge å synke disse avtalene direkte med sine personlige kalendere.

Tips! Ved å legge opp skiftene som skal bemannes tidlig kan funksjonærene via Min Side, selv melde seg på de skift/oppgaver som passer for dem. Løsningen vil automatisk fjerne de skift som er fylt opp slik at man ikke får mer ressurser en definert behov
Akkreditering – Full akkreditering av alle grupper
Akkrediteringsløsningen i Mobilise er svært fleksibel og kan benyttes til alle typer arrangementer. Man kan selv definerer hvilke akkrediteringsgrupper som skal kunne tildeles akkreditering enten det er frivillige, utøvere, band, presse, VIPs eller andre.

Hver enkelt akkrediteringskategori kan gis forskjellige nivåer og tilganger. Ved hjelp av enkle innstillinger – kan akkrediteringen automatiseres til å gi riktige tilganger til riktige grupper og personer, basert på alder, tilhørighet, roller mm.

Noen arrangementer ønsker kort m/nackhangers, andre festivalbånd, noen at akkrediteringen skal bestå av en strekkode som sendes til mobil andre ønsker RFID eller NFC løsninger. Mobilise akkrediteringsløsning kan konfigureres til å håndtere alle typer akkrediteringer og gjerne i kombinasjoner. Løsningen kan også integreres mot arenaer med faste adgangssystemer Videre kan man tildele og håndtere utdeling av tilleggsprodukter som T-skjorter, måltid, VIP billetter, VIP Fest billetter eller drikkebonger, uansett hva det skulle være – alt kan håndteres gjennom akkrediteringen.

Egne søknadskjema for akkreditering ligger ferdige i løsningen både for individuelle søkere eller for gruppesøknader og bidrar til at alle som ønsker akkrediteringer kan søke om dette selv. Gjennom en egen administrasjonsdesk kan man fortløpende behandle forespørselen enten ved å godkjenne eller avslå søknader. Blir man godkjent sørger systemet for at vedkommende får informasjonen om dette og systemet passer på at riktige akkrediteringer blir tildelt, utfra de regler man har spesifisert på forhånd. De som har rettigheter kan enkelt overstyre tildelinger hvis man trenger det enten på en gruppe eller enkeltpersoner. Systemet holder oversikt over alle detaljer som eksempelvis hvem som har blitt tildelt hva, om det er utdelt, hva som skal utdeles de neste dagene, hvem som ikke har møtt etc. Akkrediteringssystemet er rollestyrt slik at man kan definere hvem som skal få lov å gjøre hva. Noen skal bare få se men ikke røre, noen skal få lov å overstyre tildeling av akkrediteringsobjekter – gjennom rettighetsstyringen får man full kontroll. Videre logges alle prosesser slik at man enkelt kan se historikk på hvem som gjorde hva.