iStock_000014473001Medium_ppt

Dette er lurt å tenke på i rekrutteringsprosessen

Når man skal rekruttere enten det dreier seg om frivillige, funksjonærer, crew, deltidsansatte eller lignende er det viktig å ha tenkt godt gjennom prosessen på forhånd.

Dette er noen av de tingene det er lurt å ha tenkt gjennom

  • Hvilke oppgaver skal løses og hvem er best egnet til å løse dem?
  • Hvor mange trenger vi for å løse disse oppgavene?
  • Hva forventer vi av dem og hva kan de forvente av oss?
  • Hvorfor skal folk velge å søke/registrere seg hos oss?
  • Hva trenger vi å hente inn av opplysninger i søknadsskjema og hvorfor?
  • Hvem skal ha tilgang til opplysningene og hvordan skal vi behandle dem?
  • Hvordan sikrer vi at vi holder oss innenfor lover og regler (GDPR)?
  • Hvem skal administrere innkommende registeringer/søknader?
  • Tidsplan for når hva skal skje (åpne søknadskjema, behandle søknader, intervjue, gi tilbakemelding)
  • Hvordan kommuniserer vi og hvem kommuniserer hva?
  • Hvilke kanaler skal vi benytte for å få de riktige menneskene?

Behovsanalyse/Målgruppe

Før man skal starte rekrutteringen er det lurt å definere de forskjellige oppgavene man ønsker løst. Trenger man en spesialkompetanse? Stilles det krav til fysikk for spesifikke oppgaver? Hvor mange personer trenger man for å løse oppgaven, hvis den eksempelvis går over flere dager?

Gjennom å gjennomføre en behovsanalyse, vil man raskt få oversikt over hvor mange man trenger, hvilken type kompetanse som trengs og hva man bør hente inn av opplysninger for å kunne kvalifisere kandidater til oppgavene.

Det er viktig at man ser på arrangementet eller aktiviteten i sin helhet og koordinerer behov mellom seg. Kan man dele på personell? Kan man løse oppgaver sammen? Etc.

Motivasjon til de som søker

Hvorfor skal noen velge å bidra hos akkurat deg? Og hvordan kan du sørge for at du får rett person til å løse oppgaven? Mange av de som rekrutterer har ikke tenkt godt nok gjennom bytteforholdet som er knyttet til å utføre frivilligarbeid. Ved å være tydelige på hva man tilbyr og hva man forventer av de som blir med, kan man enklere avklare motivasjonen til de som bidrar og dermed skreddersy kommunikasjon og sørge for å imøtekomme bidragsyterne sine forventninger.

Eksempelvis tilbyr mange festivaler gratis billett som bytte for arbeidskraft. Motivasjonen til de som søker vil da i stor grad være å få gratis adgang, men har ikke nødvendigvis tatt stilling til om de er motivert for å løse oppgaven. Hvis man dreier kommunikasjonen rundt bytteforholdet mer mot at kandidatene som søker kan få seg verdifull kompetanse, nettverk og bli kjent med nye mennesker vil kanskje motivasjonen bidra til at de gjør en bedre jobb og relasjonen man bygger være mer varig.

Hva du kommuniserer ut vedr. bytteforholdet bør gjenspeile hva du forventer av kandidatene og hva man forventer bør komme tydelig frem.

Hvilke opplysninger er viktig å hente inn i en registeringsprosess?

Selvfølgelig er det essensielt å få personalia og basert på behovsanalysen – må man også kanskje hente inn noen flere kvalifikasjonsopplysninger. Men jo flere spørsmål man legger på, desto større risiko er det for at potensielle kandidater detter av i prosessen. Det er derfor viktig at man tar stilling til om spørsmålene som stilles er relevante for utvelgelsen. Mange spør om klesstørrelse, allergier, hvilke dager de vil jobbe etc. og ber da kandidater gi fra seg disse opplysningene, selv om de kanskje ikke blir valgt.

Kanskje en bedre måte å gjøre dette på er derfor å hente inn opplysninger gjennom flere steg.

I den innledende rekrutteringen henter man kun inn informasjon som man må ha i en utvelges og kvalifisering av kandidatene. Og når man har godkjent kandidaten – kan man starte innhenting av opplysninger som er relevant for oppgaven som skal løses og annen informasjon. Gjennom dette henter man kun de opplysninger man trenger fra kandidatene og man jobber i tråd med retningslinjene for personvern.

Personvern og samtykke

I den nye personvernforordningen som ble innført i juli 2018 (GDPR) er man pliktig til å hente inn relevant samtykke fra de man ber registrere seg. Man plikter også ha et bevist forhold til hva man skal med opplysningene, hvem som skal ha tilgang til dem og rutiner for hvordan de skal håndteres i etterkant.

Et samtykke må derfor gis av kandidaten i registeringsprosessen. I samtykke det er viktig at man er tydelig på hvorfor man henter inn disse opplysningene, hva de skal benyttes til, hvem som gis tilgang til dem og hva man vil gjøre med opplysningene når engasjementet.

Kandidatutvelgelse

Når man har startet en rekrutteringsprosess er det viktig å vite hvem som skal foreta utvelgelsen og hvor raskt dette skal gjøres. I forkant bør det utarbeides et ansvarskart og rutiner for hvem i organisasjonen som skal gjøre hva og når.

For de som skal søke er det også viktig å få kommunisert tydelig hva som kommer til å skje etter man har sendt inn sin søknad/registering. Dette kan man gjøre ved å ha tydelig kommunikasjon i kvitteringer som kandidatene gis ved registering. Jo tydeligere dere er i kommunikasjonen desto mindre unødvendige spørsmål vil dere få.

Del artikkel:

Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest
Share on linkedin

Relaterte artikler

Sylvia Jacobsen

Mobilise styrker teamet

Sylvia Jacobsen (38) som har jobbet med frivillighet gjennom 20 år har nå blitt en del av Mobilise teamet. Hun har jobbet med alt fra

Blåkors velger Mobilise

Med 1000vis av frivillige over hele landet har Blåkors vært på jakt etter en plattform for å effektivisere forvaltningen av sine frivillige. Gjennom plattformen til