Vaktplanlegging

Rett person på rett plass til rett tid

Rett person, på rett plass – til rett tid. Unngå tungvinte bemanningsprosesser og la ditt personell løse dette selv. Det sparer dere for tid, kan redusere frafall og øke sannsynligheten for at ditt personell tar flere vakter

Automatisert vaktskjema​

I Mobilise sitt vaktplanleggingssystem kan man enkelt sette opp alle vakter, definere behov, kvalifikasjoner og arbeidsbeskrivelser. Dette kan også importeres fra Excel. Aktiverer man systemets auto-bemanningsfunksjon vil systemet sørge for at tilgjengelige ressurser blir invitert automatisk og at de selv kan melde seg til de vakter/skift som passer dem. Når en vakt er full, vil systemet sørge for at ingen flere kan melde seg på denne vakten. Man kan selvfølgelig velge om man ønsker å bemanne manuelt også – når det er nødvendig.

Ingen dobbeltbookinger – garantert!

Systemet tillater ikke dobbeltbookinger, og visning av tilgjengelige vakter og personell vil være automatisk knyttet opp mot tilgjengelighet. Personell kan selv gå inn på Min Side og se sine vakter, hvilke de har takket nei til og hvilke nye de har mulighet til å melde seg på.

La personell bytte vakt selv

Når planene endres, kan en person på Min Side selv melde seg av en vakt og heller sette seg på en annen vakt som passer bedre. Gruppeleder vil automatisk bli varslet om dette. Systemet sørger for at andre tilgjengelige ressurser da kan melde seg på den åpne plassen – slik at den blir fylt med en annen.

Smart varsling og påminnelse om vakter

Systemet kan sende ut automatiske påminnelser til personell før de skal på vakt. Dette bidrar til å redusere frafall og sørger for at de er vel informert om hvor de skal møte og hva de skal gjøre. Varslingsfunksjonen er smart slik at den eksempelvis ikke sender ut SMS for sent på kvelden, på natten når folk sover eller for tidlig om morgen. 

Innsjekk og utsjekk – hvem jobbet faktisk?

Å vite hvem som har kommet på jobb er essensielt for å kunne gjennomføre en planlagt aktivitet. Dette kan gjøres på en sentral innsjekk, av hver enkelt gruppeleder eller av den frivillige selv når de er innenfor rett område (ved bruk av geolokasjon). 

 

Et eget dashboard blir løpende oppdatert, og dere har full oversikt over hvem og hvor mange som har kommet, hvem som mangler, hvem som skal komme, og alle andre relevante data. Man har komplett oversikt på bemanningen til enhver tid.

Rapporter og dashboards

Knyttet til vaktmodulen får man en rekke Dashboards og rapporter som gir dere grunnlaget dere trenger for rapportering, timelister, lønn og utbetalingsgrunnlag til utvalgte grupper og ressurser mm. Gjennom å benytte inn- og utsjekk på personell vil systemet kunne gi dere oversikt ned på timenivå til den enkelte ressurs. 

"The mobilise way" - Et komplett system kombinert med unik kompetanse

Mobilise Way – er et rammeverk som er utviklet for de som skal organisere et stort eller lite arrangement, eller har løpende forvaltning av deltidsansatte, frivillige, funksjonærer eller andre typer Ad-hoc ressurser. Vi vil sørge for at dere får en optimal og effektiv arbeidsprosess – kombinert med en plattform som dekker deres behov.

Med Mobilise får dere en komplett plattform med verktøyene dere trenger, en kompetansepartner med erfarne rådgivere og hjelp/støtte når dere trenger det.